Google Workplace中的強大遠端會議工具 – Google Meet (原G Suite Meet/Hangout)

之前會用Zoom免費版來開遠距線上會議,缺點就是畢竟它是免費提供,所以會有40分鐘斷線的機制,目的不難想像,就是希望重度使用者或是被切斷太過頻繁的人可以轉而訂閱他們的視訊會議付費方案。

本來在研究要購買哪家的線上會議產品,後來在某一次跟人用Google Hangout開會後發現其實Google這方面也不錯,當時Google Hangout線上會議還是免費,大家都可以使用,但接著Google把Hangout改版成Google Meet & Google Chat,顧名思義,Google Meet專門拿來線上開會使用、Google Chat拿來做文字對話使用(基本上不太會去用他…都用其他通訊軟體或是Slack取代啦)。然後,改版後,這兩個服務變成內建在Google的企業方案軟體G Suite中,換句話說付費的使用者才能用,剛好公司有訂閱G Suite,就嘗試了一下,發現無論穩定度、順暢度、功能性、UIUX等都還不錯,於是就固定使用它來當作網路會議的標準配備。

詳細Google Hangouts Meet vs 傳統版Hangouts功能比較可以看 Google的這篇文章 

Google Meet 主要功能與特點

  • 視訊會議 或 (純講話聲音) 音訊會議
  • 線上簡報、線上報告並廣播內容給其他聽眾/與會者
  • 線上會議中文字聊天
  • 免安裝,瀏覽器打開即可使用
  • 非會議主持人不用登入GMAIL或公司帳號即可參加會議 (例如客戶或廠商)
  • 手機有出APP可以很順暢的加入網路會議或觀看直播的簡報
  • 同時可以容納最高100人 ~ 250人參加線上會議/研討會 (人數上限取決於你的G suite方案)

我個人使用後觀察到的優點

  • 使用起來很順暢、操作也簡單好用
  • 跟大家常用的LINE比起來,多人會議同時在講話的時候,LINE會讓你感覺斷斷續續聽不太清楚對方講什麼,一定要一人講話其他人安靜;而Meet則感受不到這樣的頓挫感,Meet整體不管幾個人在講話,都是順暢的,也聽得清楚,只是會比較吵而已,不會感到中斷的感覺 (有常常用LINE多人語音通話的應該會知道我在說什麼)
  • 可以直接簡報或廣播螢幕畫面很好用
  • 與會正在講話的人會自動被放大在中央的螢幕上
  • 比較常講話的人會被排在螢幕上/中央
  • 有獨立的會議網址
  • 很容易邀請任何公司外部的人,即便他沒有Gmail帳號或是他不方便登入
  • 同理,外人加入會議即便沒用過也沒什麼阻礙
  • 支援所有平台、作業系統
  • 不同作業系統之前不太需要什麼適應

觀察到的缺點

  • 會議過程中,瀏覽器很常把CPU資源吃到滿 (BTW 我是省電型筆電所以CPU也稍微弱一點)
  • 簡報的時候不能在畫面上畫畫或寫字
  • 沒有白板功能

Google Meet 介紹與使用教學

初次使用Google Hangout Meet網址: https://meet.google.com/

可以使用Chrome或其他瀏覽器(例如微軟Edge, Firefox, Brave… 等),開啟上述網址,然後登入你有訂閱G Suite的那個Gmail帳號 (可能是@公司網址的帳號[email protected]的都有可能)。

開好後你會看到如下畫面,右邊中間有個”Join or start a meeting”就是正確的,這代表你可以加入一場會議或發起一場會議。按下大大的綠色按鈕 “+ Join or start a meeting” 來發起一場線上會議。

備註:若你登入Google帳號後只看到Your account only lets you join meetings.、Use a meeting code.、Nothing Scheduled today這些字樣,代表你這個Gmail帳號權限是無法發起會議的,有幾種可能:

  1. 你使用到免費版的Google/Gmail帳號。
  2. 你的公司G Suite管理員沒有開放你或所有人皆可發起會議這個功能(請洽你公司的G Suite管理員處理)。

接著會跳出一個視窗問你是要加入一場會議或是發起一場會議,如果沒特別想要替會議取名或是用meeting code會議代碼參加別人的會議,這邊直接按下右下角”Continue 繼續”按鈕即可。

接著這邊你的瀏覽器通常會問你開啟麥克風與視訊鏡頭(攝像頭)的權限,點允許即可。

然後可以把編號3的網址複製下來貼給要參加網路會議的人,沒複製到也沒關係,下個畫面還可以複製。準備好了就按下Start Meeting來開始會議。

功能簡單說明:

  1. 麥克風開啟、滑鼠左鍵按一下可關閉麥克風。
  2. 視訊鏡頭開啟、 滑鼠左鍵按一下可關閉視訊會議鏡頭。
  3. 此會議的網址,分享這個網址給要參加會議的人,他們順著連結開啟瀏覽器或APP即可加入雲端會議。
  4. 開始會議按鈕,在你準備好後,就可以按下這個按鈕開始會議。

進入會議主畫面後,會先popup一個會議的網址與電話撥號進入會議的方式,這個網址跟前面一個畫面相同,直接給對方這個網址,對方即可加入這場線上會議。

至於電話加入線上會議這個功能,基本上在台灣用不到,因為目前電話沒有涵蓋台灣,如果你用電話打必須打成國際電話,因此就不推薦各位用這方式參加會議。如果不懂這功能的,我大概解釋一下,因為有時候你的網路狀況、APP狀況、手機狀況或電腦狀況可能不OK不穩定,此時是不是就不能用瀏覽器或手機APP參加這場舉辦在”網路上”的會議討論了呢?當然不是,許多專業的企業會議軟體都會提供另一個傳統的管道,也就是市話電話的撥入方式參與會議,這個方式如同你單純用麥克風與耳機開會一樣,你可以聽到會議中的所有內容、也可以發言,基本上就想成電話會議conf-call康扣就對了,但當然電話費就算你發話地基本話費囉。

Google Meet 會議簡報

開會若只是用講話、文字及視訊,有些時候還是不夠用,畢竟經常會需要拿我們手邊有的資料呈現給對方看,過去若用LINE等通訊軟體開會,經常會先傳個檔案過去給對方,請對方開啟後,跟著你的步調走,邊講邊看,有時候經常會發生聽的人聽到迷路的現象。這個功能就可以徹底解決那個問題,這邊只要你在Google Meet軟體內會議中按下馬上簡報按鈕,就會把你的螢幕上畫面傳送給所有與會者,大家就會直接看著你的螢幕開會,也就沒有跟不上、迷路的問題,相對也不用傳送檔案、找不到檔案、找不到章節的問題了。

線上會議簡報直播使用步驟

在會議中,你的Google Meet畫面(瀏覽器)的右下角,會看到一個按鈕”Present now 立即簡報/立即報告”,按下這個按鈕後,會出現兩個選項:

  • Your entire screen 整個螢幕/整個畫面:這個選項會把你整個螢幕都投影給其他與會者看,大家也看的到你的滑鼠跑來跑去,可以拿滑鼠來當簡報棒/雷射筆用,小提醒是因為大家可以看到你的整個螢幕,記得把不該給其他人看到的東西關掉,例如機密資料、偷看Netflix、LINE等通訊軟體的通知一直跳出等等。
  • A window 一個視窗:就是只會把你選定的那個視窗廣播投影出去給其他人看,印象中這個似乎看不到滑鼠滑動,優點是如果你電腦跳出其他視窗或是一些通訊軟體的對話通知,不會被會議中的人看到。

若選擇A window,則要選擇你想投影哪個視窗出去給線上的其他人看。

以上就是簡單的介紹與使用教學,預祝各位遠距會議順利。

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