寄出信件跑到收件者的垃圾郵件匣中,怎麼辦?

最近同事在使用公司客服信箱寄信給客戶的時候,經常發生信件被對方的Outlook或Gmail自動歸類為垃圾信件,使用者若沒特別去垃圾匣中看,根本看不到這封信,這問題相當困擾,搜尋一番後,發現其實也有不少設定可以減低這樣的情況發生(前提是你真的不是高頻垃圾信件的發源者啦!如果你真的在發垃圾信,還是會被檢舉的),這邊稍微整理一下這些設定,方便參考。

1. 先來做點檢測,找出問題

首先,介紹各位一個不錯的小工具,可以用來檢測你寄出的信件/信箱中一些主要的設定是否有問題,或是有沒有那些信件內容可以多注意的地方。小缺點就是,對於中文使用者來說,這是個全英文網站,有些英文單字各位應該會比較少用,可能要適應一下。

Mail Tester網址(英文網站):https://www.mail-tester.com/

進入網站後,會看到一組系統自動產生的email地址,把這組email複製下來後,到你要檢測寄出信件會跑到垃圾信的信箱內,把某一封你上次寄出疑似跑到垃圾信的信件,寄給這個電子郵件地址。

寄出後,回到Mail Tester網站,點下”Then check your score”藍色按鈕,就會進入下面這個畫面開始分析你的郵件。若你像我一樣有做過多次,下面還會有你最近做的分析結果紀錄。

接著就會看到結果顯示在畫面上囉,這邊就請各位一一去看自己的信件被檢測出哪些問題,依序改進即可。由於選項滿多的,我就不個別解釋了,但下面還是會針對幾個我有操作的設定去說明,若有需要可以繼續往下看。

SPF設定

這個設定基本上要公司網管才有可能設定,要到你的網域DNS設定的地方,加上一個TXT record,是標註SPF的設定,我這邊是用Cloudflare的DNS服務,因此接下來就用Cloudflare的畫面來展示。

登入Cloudflare網站服務後,進入DNS管理區塊,點新增,類型的地方選擇TXT,名稱部分由於我的信箱是用主網域直接當信箱,所以就輸入@就可以。

內容部分,因為是用Google Workplace(以前叫做G Suite)就輸入這組:

"v=spf1 a mx include:_spf.google.com ~all"
填好後,就按下儲存
設定完成

若使用程式串接Email服務例如Amazon的Simple Email Service(SES)的話,也可以在Amazon設定畫面中取得下列資訊進入DNS設定端進行設定。

信箱內選擇”這不是垃圾信”

首先,從使用者端最快可以做的幫忙就是直接在自己的信箱內選擇”這不是垃圾信 Not Spam”按鈕,不管你是用Yahoo Mail、Microsoft Outlook(Hotmail/Live Mail)、Gmail或是Google Workplace,都有這個按鈕可以按,原則上這就是告訴系統我認為這不是垃圾信,加上現在各大郵件系統背後都有機器會去學習每個使用者的喜好,按這個按鈕多按幾次讓機器記憶起來的話,多少會有點效果。

2. 加入通訊錄

使用者端還可以做一件事,就是把常常被歸錯類跑進垃圾信件的寄件者email加入通訊錄,舉例來說,假設[email protected]寄給我的信常常跑進垃圾信,那我就把這組email加入我的Gmail/Outlook/Yahoo通訊錄中,也會幫助減少跑進垃圾信箱的機率。