寄出信件跑到收件者的垃圾郵件匣中，怎麼辦？

最近同事在使用公司客服信箱寄信給客戶的時候，經常發生信件被對方的Outlook或Gmail自動歸類為垃圾信件，使用者若沒特別去垃圾匣中看，根本看不到這封信，這問題相當困擾，搜尋一番後，發現其實也有不少設定可以減低這樣的情況發生(前提是你真的不是高頻垃圾信件的發源者啦！如果你真的在發垃圾信，還是會被檢舉的)，這邊稍微整理一下這些設定，方便參考。

1. 先來做點檢測，找出問題

首先，介紹各位一個不錯的小工具，可以用來檢測你寄出的信件/信箱中一些主要的設定是否有問題，或是有沒有那些信件內容可以多注意的地方。小缺點就是，對於中文使用者來說，這是個全英文網站，有些英文單字各位應該會比較少用，可能要適應一下。

Mail Tester網址(英文網站)：https://www.mail-tester.com/

進入網站後，會看到一組系統自動產生的email地址，把這組email複製下來後，到你要檢測寄出信件會跑到垃圾信的信箱內，把某一封你上次寄出疑似跑到垃圾信的信件，寄給這個電子郵件地址。

寄出後，回到Mail Tester網站，點下”Then check your score”藍色按鈕，就會進入下面這個畫面開始分析你的郵件。若你像我一樣有做過多次，下面還會有你最近做的分析結果紀錄。

接著就會看到結果顯示在畫面上囉，這邊就請各位一一去看自己的信件被檢測出哪些問題，依序改進即可。由於選項滿多的，我就不個別解釋了，但下面還是會針對幾個我有操作的設定去說明，若有需要可以繼續往下看。

SPF設定

這個設定基本上要公司網管才有可能設定，要到你的網域DNS設定的地方，加上一個TXT record，是標註SPF的設定，我這邊是用Cloudflare的DNS服務，因此接下來就用Cloudflare的畫面來展示。

登入Cloudflare網站服務後，進入DNS管理區塊，點新增，類型的地方選擇TXT，名稱部分由於我的信箱是用主網域直接當信箱，所以就輸入@就可以。

內容部分，因為是用Google Workplace(以前叫做G Suite)就輸入這組：

"v=spf1 a mx include:_spf.google.com ~all"

若使用程式串接Email服務例如Amazon的Simple Email Service(SES)的話，也可以在Amazon設定畫面中取得下列資訊進入DNS設定端進行設定。

信箱內選擇”這不是垃圾信”

首先，從使用者端最快可以做的幫忙就是直接在自己的信箱內選擇”這不是垃圾信 Not Spam”按鈕，不管你是用Yahoo Mail、Microsoft Outlook(Hotmail/Live Mail)、Gmail或是Google Workplace，都有這個按鈕可以按，原則上這就是告訴系統我認為這不是垃圾信，加上現在各大郵件系統背後都有機器會去學習每個使用者的喜好，按這個按鈕多按幾次讓機器記憶起來的話，多少會有點效果。

2. 加入通訊錄

使用者端還可以做一件事，就是把常常被歸錯類跑進垃圾信件的寄件者email加入通訊錄，舉例來說，假設[email protected]寄給我的信常常跑進垃圾信，那我就把這組email加入我的Gmail/Outlook/Yahoo通訊錄中，也會幫助減少跑進垃圾信箱的機率。