如何善用Gmail自動分類功能減少浪費時間整理Email?

經常整理郵件時誤刪重要郵件? 一堆垃圾信雜亂無章? 總是花時間在整理垃圾信、廣告、重要信件?

其實有一些小方法可以有效減少這些情況發生,也可以相對的減少浪費一些時間。

  • 停止訂閱不需要的廣告、電子報

我們經常會去訂閱許多網站的電子報、電子廣告消息等,希望能在第一時間知道最新的優惠或是活動,但經年累月下來,也許多年前你喜歡的店家,你已不再前往消費,又或者當初訂閱後,只有短暫時間閱讀,後來卻從來都不開啟這些信,直接刪除,如果是這樣,那我們就可以歸類為不需要再收到這些信了,因此建議作法為:直接取消訂閱、無法取消訂閱的歸類為垃圾信(Spam)讓Gmail自動把它丟到垃圾信箱中。

圖一:取消訂閱大部分信件通常放在最底下這邊;少數會放在其他位置,要找一下。

  • 將垃圾信以及不會再閱讀的電子報、廣告等回報為垃圾信(SPAM)

假設找不到取消訂閱按鈕,或者是那封信真的是一些你沒訂閱的垃圾廣告信的話,Gmail有個功能:回報為垃圾郵件(Report spam)告訴Gmail這是一封垃圾郵件,這樣下次就會自動被Google丟到垃圾信箱中。

回報方法1: 勾選所有你希望成為垃圾信的郵件,然後點”!”驚嘆號的按鈕,就會被歸類過去。

回報方法2: 閱讀信件的時候,上方也有這個驚嘆號的按鈕,點下去就會自動歸類到垃圾信。

PS. 回報垃圾信後,Google會問你以後是否都將這個email寄來的信通通歸到垃圾信箱? 這邊如果那個地址寄來的都是你不要的信,就直接點Yes, 是即可。

 

  • 善用Gmail自動分類功能

    • 仔細看Gmail有一些很簡單的歸類功能,並且會自動幫你分類整理,如果我們簡單的利用這些功能,日後多數時候,我們就能減少一些整理時間,並且快速的找到你的信可能放置的位置,並且也會因為廣告信與重要信分開,減少誤刪重要信件的可能性,畢竟有時候一次刪個幾百封信,中間夾一則重要信還真的不會注意到。
    • 上圖我們可以明顯看到,Gmail提供四個分類:“Primary 重要”、”Social 社交”、”Promotions 廣告/推廣”、”Updates 更新/新聞”
    • 依照這四個分類,我們就可以簡單地把一些信件歸類,舉我的例子:
      • Primary重要:凡舉銀行、信用卡、一些申請帳號密碼的信、圖書館借還書通知、公司的信件、人力銀行信件等我會把它放在重要這個歸類。
      • Social社交:許多社交平台都會經常寄信來,例如Linkedin、Facebook、Twitter等等,我就會把他推在這類。
      • Promotions 推廣/廣告:所有購物網站廣告、基金會廣告、政府機關推播的新訊息、訂房訂票網站廣告、旅行社廣告等等,我通通把它歸在這類。
      • Updates 更新/新聞:我將我所訂閱的新聞、一些系統自動發出的更新訊息(例如NAS更新、Wordpress更新)、電腦病毒警告、一些次要的信(既不是重要、也不是社交的信)通通放這邊。
    • 總結以上,我就會知道說,多數情況我的Social & Promotion這兩個分類的信我不用刻意花太多時間去看,久久看一次即可,也不用太小心翼翼地去刪除信件;而Primary & Updates則是多數重要、次重要的信,看的時候就優先看這兩個分類,也不要批次全部刪除這邊的信件。

 

  • 歸類部分,如下圖所示,在你希望變更分類的信上點右鍵 > 選擇你要轉換的分類,舉例:我要把Richart的信移動到重要區,所以我選擇Primary後,系統還會問你”未來是否遇到”[email protected]”寄來的信,都自動歸類到Primary重要區?” 這邊點選Yes(是)即可,未來Gmail,就會自動把這個email address寄來的信自動分過去重要區囉。
    • 圖一:信件上點右鍵 > 選擇分類
    • 圖二:未來是否都自動分類?
  • 最後,養成好的習慣

    • 看完信件,如果歸類不對,記得要分一下類,這樣Google才會知道要怎麼自動幫你分,用久了自然而然信件就會乖乖跑到對的位子。
    • 看完不需要的信、廣告信、推廣信等等,可以隨手把不需要的東西刪除,這樣就可以把空間留給其他重要的信使用。
    • 定期收信,如果沒有定期看信箱,久久看一次可能已經被好幾百封廣告占據,這時就有非常高的風險誤刪重要的信件了。
    • 減少訂閱不必要的電子報、如果真的不看,花點時間去取消訂閱,可以減少往後千千萬萬的時間刪信。