利用Excel函數IFS與AND讓你的工作效率大增!

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近期有讀者詢問了一個稍微複雜的EXCEL函數判斷，題目是這樣的：

目前有員工資料表，內有標示員工是否有桌電或筆電，但今天需要將所有員工是否有筆電、桌電、或兩者都有、兩者都沒有的資料抓出來，除了用排序之後，一筆一筆去做比對，還有沒有什麼更好的方法呢?

答案是有的，只要簡單利用IFS與AND來寫一段公式即可!

(注意：IFS函數只有從EXCEL2016以及更新的版本才有支援喔)。

Step1. 格式化資料

首先，建議先整理一下資料，讓筆電、桌機各自在不同的欄位，並且使用統一的表示方式(例如：有、無)，不要一下子用有、等一下用O代表，這樣程式會無法判斷。

提示：若需要取代的資料非常多，可以利用Ctrl+H去大量取代相同的文字喔。

系統化的資料有利於公式的統一判斷

Step2. 寫入公式

這邊我利用IFS與AND來寫公式，按照順序解釋如下：

  • 有筆電&有桌電=都有
  • 無筆電&無桌電=都沒有
  • 有筆電&無桌電=只有筆電
  • 無筆電&有桌電=只有桌電
  • 其他非以上的資料=資料錯誤
IFS公式如下(Excel2016後版本適用)：
=IFS(AND(B2="有",C2="有"),"都有",AND(B2="無",C2="無"),"都沒有",AND(B2="有",C2="無"),"只有筆電",AND(B2="無",C2="有"),"只有桌機",TRUE,"資料錯誤")

若較舊版的Excel, 則只能用巢狀式IF來寫公式: 
=IF(AND(B2="有",C2="有"),"都有",IF(AND(B2="無",C2="無"),"都沒有",IF(AND(B2="有",C2="無"),"只有筆電",IF(AND(B2="無",C2="有"),"只有桌機","資料錯誤"))))

IFS是個可以判斷很多條件的公式，其實就是原先IF巢狀公式的簡潔寫法，會從第一個條件開始判斷，TRUE則回傳值一、FALSE則繼續執行條件二… 依此類推。

=IFS(條件1,傳回值1,條件2,傳回值2,...)

AND是判斷兩個條件同時成立時為TRUE、其他狀況則為FALSE。

=AND(條件1,條件2)
寫好的公式長這樣

Step3. 利用排序功能排序篩選出需要的資訊

最後，可以利用排序功能，將只有筆電、只有桌電等排序在一起，或是篩選出來閱讀，更加方便!

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