[心得] 好用的線上會議工具

近期因為武漢肺炎疫情 (Coronavirus, COVID-19, COV19) 影響導致很多會議取消,部分公司甚至改在家工作,這樣減少天天出門搭乘大眾交通運輸,可以大幅降低感染的風險,不過許多重要事項若不面對面討論,單靠電話還真的有點難溝通到一個很好的水準。

以我個人經驗單靠電話或是文字(LINE, Telegram, Whatsapp, Wechat之類的)溝通很容易造成誤解,導致溝通上的沒效率甚至失敗、某一方埋怨另一方等問題。這時,一個好用的線上開會工具/軟體就超重要!

近期為了能流暢的開重要會議,讓專案項目可以持續進行不中斷,我嘗試了多種線上會議、線上簡報、視訊會議、語音會議、螢幕共享、Webinar等軟體,這邊整理幾個目前我使用過的產品給各位。

通訊軟體:LINE (普通)

這個大概是目前台灣人最熟悉不過的軟體,目前優點就是方便,幾乎人人都有LINE,因此不太需要擔心誰不會用的問題,且許多公司也有自己的群組,很方便直接發起群組通話。但多人通話的最大缺點就是很常會聽不清楚在說什麼,原因就是LINE通話不適合多人同時說話,會有一種被切斷的感覺,因此解決方法就是主席控制每次誰在說話,這樣就不會發生同時有人說話聽不清楚又很吵雜的問題了。

線上簡報直播或螢幕廣播功能只有一對一視訊的時候 + 雙方用電腦的時候才可以使用,大於兩人(例如三人會議)就無法使用這個功能,而且雙人視訊開會的時候,使用起來流暢度算OK,但功能相當簡單,稍嫌不足。

Facetime語音/視訊 (Apple專用) (推薦)

Apple官方介紹: https://support.apple.com/en-us/HT204380

這是蘋果電腦旗下產品iOS、macOS、OSX等(也就是Mac, iPad, iPhone啦)專屬的通話軟體功能,基本上只要對方在你的通訊錄中,可以免費撥打電話或視訊電話,不得不誇獎一下APPLE,我目前任為Facetime通話起來是最接近傳統電話或是面對面對話的感覺了,因為講話起來非常順暢、多方通話也不太會有被切斷的感覺、收訊順暢(vs LINE)、沒有頓挫或延遲感,不需要學習,只要會用手機基本上就會用這個。

缺點是沒有簡報功能,以及非蘋果用戶(Android, Windows…)感到被排擠,無法加入會議…。

圖片來自 Apple.com

Google Hangouts Meet (推薦)

網址: https://gsuite.google.com/products/meet/

關於Google Meet我有另外寫一篇文章來介紹他,因為他是目前用過算是便宜大碗又好用的服務,畢竟他是包含在G Suite內的功能,訂閱一個G Suite也才多少錢,裡面功能真的很多,還有這個視訊會議的功能,而且他用起來不管順暢度、好用度、簡單程度都表現得很好,加上他是相較於其他視訊會議軟體或是通訊軟體來說,非會員加入開會也超級簡單方便的一個服務,只要把網址share給要加入會議的人,請他用瀏覽器打開網址輸入自己的暱稱之後,就可以加入會議,完全不需繁瑣的註冊、登入等流程,且他也可以做線上簡報或廣播你的螢幕給大家看。整體來說,非常推薦各位使用Google谷哥的這個服務。

Zoom (推薦)

網址: https://zoom.us/

Zoom對於許多人應該不陌生,他有免費版與付費版,免費版功能非常完整好用,只是會限制你一場會議只能進行40分鐘,時間快到會提醒有點煩,時間一到就會被切斷,但是他很好的地方是,即便切斷後你馬上重新開啟新的會議,同樣的人進去參加也沒差,只是要多這段被退出、重啟會議、分享連結給與會者、重新加入的窘境(好處是會提醒老闆又開了40分鐘囉,快結束吧~ 哈哈哈)。

當然,Zoom做這麼多怪設計想必就是希望吸引用戶使用,用了舒服後,不想這樣一直被卡卡卡,就順便升級成為付費會員啦!當然,如果你最近很常使用,建議直接買一下付費版會好用很多(只要發起人是付費版即可),其實也不貴,等到之後若少用再退租即可,這就是現在這種訂閱制的好處。

最後,不得不說整體功能相當完整,無論免費付費都有完整的影音會議功能(視訊、聲音)、簡報功能、錄影功能、白板功能(可以畫畫比較好講),加入會議方式也非常的簡單明瞭,因此這也是一套我相當推薦的遠端視訊會議或簡報的好軟體。

Microsoft Teams (推薦)

網址: https://products.office.com/zh-tw/microsoft-teams/online-meeting-solutions

這款團隊協作軟體近幾年滿紅的,很多公司企業內部會用這套軟體來溝通,但他的免費版目前是沒有提供(網上)線上視訊會議功能的,基本上你必須購買Office365後才能使用他的線上會議,但整體功能相當完整,且完美整合Office365以及Microsoft Teams的相關應用,不過因為我沒有訂閱Office 365所以我其實沒用過這款軟體,就有待各位回報狀況給我囉。

Whereby

網址: https://whereby.com/

這也是一套功能滿完整的免費版服務,免費會限制你的會議數量,若不夠用就升級上去付費版。整體不管事視訊、音訊、簡報、廣播等等功能都很完善,也可以輕易地分享網址給非註冊會員加入會議,完全不需註冊,對方只需要用瀏覽器打開即可加入。

使用起來也是順暢的,整體使用者介面也設計得不錯,用起來很順手,但相較Zoom或是Google Meet來說,穩定度還是稍微差了一點點,之前有用過會議中間臨時聽不清楚的情況(不過整體還是順暢的),但屬於偶發狀況就是了,後續使用起來倒是沒什麼特殊狀況,如果想嘗試免費會議的朋友也是可以來試試看這款。

Skype會議

沒錯,老牌的Skype也有會議功能,基本上他本來就是語音&視訊P2P軟體,但我其實很少用他,因為太少人在用Skype了,不過之前使用過整體體驗與順暢度其實也是不錯的,若還有在用Skype的話可以嘗試看看習不習慣囉。

圖片來自 微軟

WeChat微信

這我不常用,最常被詬病的就是常常有電話來卻沒通知,語音功能個人用起來感覺沒有LINE或是Facetime來的清晰好用。加上並不是所有人都有微信帳號,通常若沒有與中國同事來往的人就基本上不會有WeChat帳號,所以通用性來講也還是容易遇到有人沒有帳號導致必須請他花很多時間很麻煩的下載、註冊…等等的繁瑣流程。

傳統電話、手機

這當然沒問題,基本上也都滿順暢的,多方通話只要你有開通也都可以順利接上,缺點就是他只能透過聲音傳遞,沒有畫面,也不能簡報,手機話費相對也不便宜,加上人數上限很低,總之這算是備用方案囉。

當然我還有很多軟體沒涵蓋到這篇文章中(例如Whatsapp, Telegram, LogMeIn, Teamviewer…等等等),因為我的沒研究過的關係,我就沒特別寫出來,如果你有覺得很值得使用或推薦的網路會議軟體,歡迎告訴我,謝謝!

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